Viele der Arbeiten eines Verwalters finden für den Eigentümer mehr oder weniger im verborgenen Statt.
Daher möchten wir Ihnen einmal aufzeigen, was ein Verwalter alles tut oder tuen sollte.
Was sieht der Eigentümer?
Als Beirat sieht man etwas mehr
Wirtschaftsplan
Hausgeldabrechnung
Eigentümerversammlung
Rundschreiben
Aushänge
Mitarbeiter vor Ort
Mitwirkung bei Verkauf oder Vermietung Ihrer Wohnung
Individuelle Leistung wie Beratung und Information
Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Belegprüfung, Vorbereitung der Eigentümerversammlungen
Ortstermine
Beiratsgespräche
Korrespondenz und Verträge
Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld
Was man nicht sieht
Kaufmännische Leistung: Buchen sämtlicher Geld-ein- und -ausgänge
monatliche Sollstellung von Hausgeldbeiträgen
Bearbeitung von Lastschriftbuchungen
Überwachen von Zahlungseingänge
Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückständen
Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten
Rechnungskontrolle
Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung
Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben und vermögenswirksame Leistungen
Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträgern und Berufsgenossenschaften
Errechnen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen
Vergeben und Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschl. Abrechnung
Bearbeiten von Schlüsselbestellungen und Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbuch) einschließlich Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit der Versicherung
Erstellen von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen
Veranlassen von Heizkostenabrechnungen
Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser- und Stromverbrauch)
Kennen und Beachten von Lohn-, Einkommensteuer-, Umsatzsteuergesetzen, Abgabenverordnung und Grundsteuergesetz
- technische Leistungen:
- Vorbereiten und veranlassen von Handwerker angeboten
- Ausschreibungen
- Angebotsspiegeln
Nachhalten von Terminen
- Angeboten
- Auftragsführungen
- Mängelrügen
- Gewährleistungesansprüche
- Schadensichtung
Einweisen und Einarbeiten der Hausmeister
Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (z.B. Antenne)
Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen
(z.b. Gebäude, Gewässerschutz-, Glasbruch und Haftpflichtversicherung;
Aufzugs-, Heizungs-, Pumpen-, und Feuerschlöschwartung)Vorbereiten und organisieren von TÜV-, Branschutz- und Brandschutzprüfungen
(Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltore, Heizung, Feuerlöscher, Rauchmelder, etc.)
Beauftragen von Sachverständigen
Allgemeine Verwaltung: Korrespondenz mit Eigentümern
Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern und Lieferanten
Bearbeiten von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung
Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
Beraten von Eigentümern und Hausmeistern
Abschluss von Verträgen
(Warunts-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträgen, etc.)Terminabstimmung, Saalbestellung, Erstellen der Tagesordnung und Beschlussentwürfen und Einladung der Eigentümerversammlung
Erstellen der Beschlussniederschrift einschließlich Versand an alle Eigentümer
Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen und Hausgeldklagen
Erteilen von Genehmigungen (Telefon, Veräußerungen, Vermietungen, gewerblicher Nutzung)
Ausbilden und Fortbildung von eigenem Personal, Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeister)
Kennen und Beachten von z.B.
WEG, BGB; HGB; ErbbauVO, GrundbuchVO, Zwangsversteigerungsgetzt, FGG, Konkursordnung, Nachbarschaftsrecht, AGB, VOB, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts- und Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Trinkwasserverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschl. Durchführungsbestimmungen, Brandschutzbestimmungen, Betreiberpflichten z.B. bei Aufzügen.
